山西自考资料下载《管理系统中计算机应用》第一章 2

山西自考网 发布时间:2012年06月09日

1.2 管理信息

  1.2.1 管理信息的作用
  (04年考)管理信息的作用是什么?
  【答疑编号11010103】
  答:(1)管理信息是重要的资源
  (2)管理信息是决策的基础
  (3)管理信息是实施管理控制的依据
  (4)管理信息是系统内外联系的纽带
  1.管理信息的作用
  (1)管理信息是重要的资源
  信息对经济发展、社会进步起着巨大作用。信息的占有水平与利用程度,已成为衡量一个国家现代化水平的重要标志,是国家综合实力的重要组成部分。
  管理者管理的主要资源有:人力资源、原材料资料、机器资源(包括设备和能源)、资金资源和信息资源五类。其中,前四种资源是有形的,一般称为物质资源;而信息资源是无形的,是由于它所描述的对象而具有价值,为此称为概念资源。管理者是利用概念资源来管理物质资源。
  (2)管理信息是决策的基础
  现代管理的核心是决策。信息系统可以帮助企业领导迅速取得和分析有关决策的信息。
  (3)管理信息是实施管理控制的依据
  从控制论的观点看,管理过程就是信息收集、传递、加工、判断、决策的过程。它的全部过程可分为两大类:一类是生产活动,另一类是管理活动。
  (4)管理信息是系统内外联系的纽带
  从企业内部来看,企业本身是一个复杂系统,内有各种职能部门、生产或业务组织、人员和业务领域。为将各组成部分联结为一个整体,有条不紊地为了共同的目标协同活动;为使上下级及平级组织之间相互协调,关键就在于必须将它们之间的信息流很好地组织起来,使之合理的流动。因此,信息既是系统之间的联系纽带,也是系统内各组成部分联系的纽带。
  2.物流和信息流相关
  管理信息是实施管理控制的依据:管理过程就是信息的收集、传递、加工。判断、决策的过程。企业系统的全部活动可概括为两大类:生产活动和管理活动,围绕着生产活动,执行着决策、计划和指挥职能。生产活动中流动的是物,而管理活动中流动的是信息。
  物流和信息流的关系:物流是生产经营活动的主体流动,信息流伴随着物流产生,反映物流的状况。管理人员通过信息流了解物流的运动;同时通过信息流计划和调节物流。因此,在经营管理中信息流起着主导作用。
 

  从图中可见,企业中物流是单向的、不可逆的,而信息流是双向的,即有信息反馈。
  3.信息反馈的定义
  控制物流的输入信息作用于受控对象后,把产生的结果信息返回到输入端,并对信息再输入发生影响的过程。而上述作用于受控对象后的结果信息称为反馈信息。
  
  1.2.2 管理信息的特点和分类
  1.管理信息的特点
  (1)原始数据的分散性
  管理活动所要处理的数据来源分散,既有分布在企业内部各生产、企业环节和职能部门的原始数据,也有来自上级管理部门、业务来往的单位、竞争对手、供应商、用户、国内和国际市场等不同来源的信息。
  (2)信息资源的非消耗性
  (3)信息量大
  (4)信息处理方法的多样性
  (5)信息的发生、加工、应用,在空间、时间上的不一致性
  例如超级市场销售信息在收款处随时发生,信息加工在职能科室或计算中心,而信息的使用其他科室和企业的领导。信息可能是按生昼夜、周或日加工和应用。
  2.管理信息的分类
  管理信息的分类几乎每年都会涉及。
  (1)按信息稳定性分类,将信息分为固定信息和流动信息两类。
  1)什么是固定信息和流动信息?它们的特点是什么?(02年、03年、04年、05年都考过选择题,且在02年和06年考过简答题)
  固定信息是具有相对稳定性的信息,在一段时间内可以在各项管理任务中重复使用,不发生质的变化。它是企业一切计划和组织工作的重要依据。
  流动信息(作业统计信息)反映生产经营活动中实际进程和实际状态的信息。它随生产经营活动的进展不断更新,时间性较强,一般只具有一次性使用价值。但是及时收集这类信息,并与计划进行比较分析,是评价企业生产经营活动、揭示和克服薄弱环节的重要手段。
  2)信息稳定系数
   信息稳定系数 =(信息项目总数-变动数)/ 信息项目总数
   其含义是指在某类信息项目的总数中,在规定期内(一般在一年内)不变动项目所占的比重。不变部分比重越大,说明信息越稳定。通常将信息稳定系数在0.85以上的信息划成为固定信息。实际工作中,把一些相对稳定的信息也包括在固定信息中,但它们的信息稳定系数不得低于0.6。固定信息约占企业管理系统中传输总信息量的75%。
  以工业企业为例,其固定信息主要由三个部分组成:
  ① 定额标准信息
  ② 计划合同信息
  ③ 查询信息
  (2)按决策层次分类,将管理信息分为战略信息、战术信息和业务信息。
  企业是分层次进行管理的,不同层次的管理具有不同的职能,需要不同的信息。
 

  (03年和04年考过选择题)什么是战略信息、战术信息和业务信息?
  【答疑编号11010104】
  战略信息:供企业高级管理者进行战略决策时使用,包括系统内外、过去和现在、各种环境的大量信息。
  战术信息:供企业中级管理人员完成大量计划编制、资源分配等工作时使用。主要包括系统内部各种固定信息,历史情况与现状信息、以及部分具体的外部信息 。
  业务信息:供企业基层管理人员执行已经制定的计划,组织生产或服务活动时使用。主要包括直接与生产、业务活动有关的、反映当前情况的信息。

  1.2.3 管理信息处理的内容
  管理信息处理的内容主要包括信息的收集、存储、加工、传输和提供五个方面(选择题考点)
  1.信息的收集
  (1)原始信息收集
  在信息或数据发生的当时、当地,从信息或数据所描述的实体上直接把信息或数据取出,并用某种技术手段在某种介质上记录下来。
  (2)二次信息收集
  收集已记录在某种介质上,与所描述的实体在时间与空间上已分离开的信息或数据
  (3)原始信息和二次信息收集的区别
  1)原始信息收集的关键问题是完整、准确、及时地把所需要的信息收集起来,它要求时间性强、校验功能强、系统稳定可靠。
  2)二次信息收集则是在不同的信息系统之间进行的,其实质是从别的信息系统得到本信息系统所需要的信息,它的关键问题在于两个方面:一是有目的地选取或抽取所需信息;二是正确地解释所得到的信息。
  2.信息的存储
  在信息存储方面应考虑存储量、信息格式、使用方式、存储时间、安全保密等问题。
  3.信息的加工
  对收集到的信息都要进行加工,以便得到更加反映本质或更符合用户需要的信息。
  从加工本身来看,可以分为数值运算和非数值处理两大类:
  (1)数值运算包括简单的算术与代数运算、数理统计中的各种统计量的计算及各种检验、运筹学中的各种最优化算法以及模拟预测方法等。
  (2)非数值处理包括排序、合并、分类、选择、分配,常规文字处理,图形、图像处理等。
  4.信息的传输
  信息的传输形成企业的信息流。信息传输应考虑信息的种类、数量、频率、可靠性要求等。
  5.信息的提供
  信息加工完成后,就应按管理工作的要求以各种形式,将信息提供给有关单位和人员,在企业中提供的主要形式为各种计划、统计报表、报告文件等。
  
  1.2.4 管理信息处理的要求
  管理信息处理的要求是什么?
  现代企业对信息处理的要求可归结为及时、准确、适用、经济四个方面。
  1.及时:及时处理信息,以提供给各级决策和管理部门
  所谓及时,有两层意思:一方面是对一些时过境迁并且不能追忆的信息要及时记录;另一方面是信息加工、检索、传输要快。
  2.准确:准确反映实际情况,加工出准确的信息
  3.适用:适用于各级决策和管理部门所需的信息
  不同管理层次对信息适用性要求有哪些?
  在企业经营活动中,根据不同范畴的问题,需要进行不同的决策,以及与之相应的信息。这些决策大致可以分为三类:
  (1)战略规划:确定企业的目标和方针,制定实现目标所需要的资源配置计划。一般来说,战略规划所需要的信息是经过高度概括的,主要是外部信息,信息的范围广泛多样。
  (2)管理控制:管理控制是经营管理人员按照战略规划确定的方针策略,运用给定的资源,有效地实现预定目标的过程。
  (3)日常业务管理:日常业务管理就是高效率执行特定业务的过程。由于业务的内容、目标、所用资源等都是在管理控制过程中确定的,因此,在这一过程中需要进行判断的过程不多。所需要的信息绝大部分是企业内部发生的,信息内容既明确又详细。
  4.经济:经济高效地进行信息处理工作